Organizacje branżowe rekomendują ograniczanie nowych przetargów na usługi eventowe

Wspólną rekomendację branżową dla klientów na temat współpracy z agencjami eventowymi wydały Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML oraz Klub Agencji Evetowych SAR.

Organizatorzy eventów chłodno o pomocy rządu. Kładą na stół kolejne pomysły

We wspólnym liście organizacje zwracają uwagę rynku na bardzo trudną sytuację firm zajmujących się organizacją spotkań i wydarzeń. Główne postulaty mają uwrażliwić rynek na dwa aspekty: niewykluczanie dostawców wybranych przed pandemią do obszaru eventów, w realizacjach wydarzeń online oraz obniżenie do minimum kosztów przetargów w trakcie pandemii i w sytuacji branży eventowej, bez uchylania potrzeby weryfikacji potencjalnych partnerów, rynku usług czy szans rynkowych.

- Rekomendujemy przedłużanie umów ramowych (zawartych przed pandemią) na obsługę spotkań i wydarzeń o co najmniej 12 miesięcy oraz kwalifikowanie realizowanych wydarzeń online jako działań eventowych bez konieczności rozpisywania dodatkowych przetargów w tym zakresie - piszą w liście branżowe stowarzyszenia.

Branża eventowa stawia na koncerty online. Dla pracowników Biedronki zagrali Bajm i Zenon Martyniuk

Wydarzenia online traktować jak tradycyjne eventy

W dalszej części pisma czytamy: - Realizacja osobnych przetargów na wydarzenia online jest zapytaniem do rynku o kompetencje, które Państwa dotychczasowi partnerzy eventowi posiadają już w swoim portfolio. Dodatkowo, koszty tych procesów obciążają w tych trudnych czasach zarówno Państwa, jak i agencje. Bardziej skuteczne  i efektywne byłoby zapytanie swoich obecnych partnerów, sprawdzonych już w przetargach ramowych i wybranych do bazy dostawców, o nowe, rozszerzone usługi i specjalizacje oraz skosztorysowanie wydarzeń planowanych przez Państwa markę.

- Wydarzenia online należy kwalifikować jako działania eventowe. Agencje działające w tym obszarze wypracowały kompetencje oraz posiadają narzędzia do realizacji wydarzeń zarówno offline, jak i online. Omijanie ich w zapytaniach o organizację wydarzeń online czy ponowne rozpisywanie przetargów na niniejszy obszar, pomimo posiadania umów ramowych z partnerami zweryfikowanymi wcześniej, jest nieefektywne. Generuje zbędne koszty procesów dla obu stron w samym środku pandemii i nie gwarantuje jakości wydarzeń na poziomie strategicznym dla komunikacji marki - podkreśla w liście do klientów Paweł Tyszkiewicz, dyrektor zarządzający SAR.

Klub Agencji Eventowych SAR ma nowy zarząd

Weryfikacja agencji jak w przetargach publicznych

Organizacje radzą też klientom zainteresowanym zakupem usług firm eventowych, by weryfikowały je "podobnie, jak ma to miejsce w przetargach publicznych", czyli sprawdzając:  aktywny wpis figurujący na białej liście podatników VAT, aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków do Urzędu Skarbowego i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne ZUS, a także weryfikując brak wpisu w Krajowym Rejestrze Długów.

- Weryfikacja partnerów, rynku usług czy szans rynkowych jest dla nas oczywista. Jednocześnie jesteśmy w pandemii i ochrona, utrzymanie czy rozwój swojego biznesu jest dla wszystkich uczestników rynku kluczowa. Dotyczy to w równym stopniu zamawiających, jak i dostawców. Współpraca z partnerami, z którymi wspólnie pracowaliśmy nad wzajemnym zrozumieniem i zrozumieniem naszych klientów, dziś inwestującymi w kompetencje online, jest pierwszą logiczną opcją w zaistniałej sytuacji. Utrzymanie relacji zwiększa szansę na efektywny powrót do tak pożądanych bezpośrednich kontaktów z klientami po zakończeniu pandemii - dodaje Mariusz Gerałtowski, prezes zarządu PSML.