Podsumowanie roku 2020 w branży eventów, perspektywy na 2021

Marta Chmielewska, prezeska Mea Group, partner zarządzający Ewenement, prezeska Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej

Rok 2020 niewątpliwie przewrócił do góry nogami obowiązujący dotąd porządek. Branża eventowa o konieczności zmian przekonała się jako jedna z pierwszych gałęzi gospodarki i do tego w bardzo szerokim zakresie. Anulowanie przez klientów ponad 90 proc. wydarzeń przy pierwszej fali pandemii – z tym musieliśmy się zmierzyć. Oswajanie z nową rzeczywistością wymagało pracy po obu – tak agencji eventowych, jak i klientów – stronach.  Skupiliśmy się na pokazywaniu klientom co i jakimi metodami online - np. w ramach Mea Digital - możemy wspólnie osiągnąć w dobie obostrzeń, fizycznego oddalenia, pracy w formule home office. Równocześnie wdrażaliśmy w naszych firmach programy oszczędnościowe, sięgaliśmy po wszelkie dostępne rozwiązania dzięki którym zwolnienia pracowników były ostatecznością.

Okazało się, że nowoczesna komunikacja marketingowa, w tym event marketing mają do odegrania w tych trudnych czasach ogromną rolę: utrzymania kontaktu z odbiorcami pomimo ograniczeń. Eventy hybrydowe, online z szytymi na miarę rozwiązaniami pomogły i  pomagają w efektywnej komunikacji zewnętrznej (B2B, B2C) i wewnętrznej. Nowoczesne technologie umożliwiają kontakt, informowanie o ważnych wydarzeniach, w tym premierach produktów, nowej ofercie, czy kluczowych zmianach w przedsiębiorstwach. Nowa realia to również zmodyfikowane strategie naszych klientów, zmienione budżety eventowe, w tym wiele z nich przesuniętych na 2021 i 2022 rok.

Kiedy będziemy mogli mówić o prawdziwym powrocie eventów, w I czy II połowie 2021 roku? – dobre pytanie. Odpowiedź zależy od naszego podejścia do życia J Optymiści stawiają na wiosnę przyszłego roku, a pesymiści radzą dokładnie przyglądać się sytuacji. Branża wydarzeń to system naczyń połączonych, gdzie w 2021 roku niestety może zabraknąć wielu podwykonawców, takich jak dźwiękowcy, oświetleniowcy, transportowcy (np. floty autokarowe), lokalizacje, czy artyści. Pomoc państwa dla branży była symboliczna, krótkofalowa, dlatego wiele mikro i małych firm już zawiesiło swoją działalność, nie było wstanie unieść zobowiązań podatkowych, kosztów stałych. Jako agencja członkowska Stowarzyszenia Branży Eventowej oraz Klubu Agencji Eventowych SAR wielokrotnie sygnalizowaliśmy dramatyczną sytuację i przedstawialiśmy władzom propozycje rozwiązań systemowych podczas spotkań grup roboczych. Bez zaplanowanego, kompleksowego wsparcia dla przemysłu spotkań – czyli ponad 300 tysięcy osób – 2021 rok i kolejne lata będą trudne. Wiele zależy od klientów-zleceniodawców, kiedy oni będą gotowi na powrót do organizacji eventów w skali sprzed pandemii.

My eventowcy jesteśmy przyzwyczajeni do pracy w niełatwych, pełnych wyzwań warunkach oraz pod presją czasu, przy ograniczonym budżecie. Nasza kreatywność nie zna granic. Mam nadzieję, że już najbliższe miesiące pozwolą nam wiele razy pokazać na co nas stać. Prawdziwe życie jest spotkaniem, spotkaniem nie tylko online, ale i offline.

Dorota Wojtczak, head of marketing w Grupie S/F, członkini zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR

Mijający rok zmienił zupełnie oblicze dotychczasowego biznesu eventowego. Mieliśmy to szczęście i wyzwanie w jednym, że w momencie ogłoszenia lockdownu w Polsce byliśmy w trakcie prowadzenia dwóch cyklicznych, długoterminowych programów edukacyjnych dla jednego z naszych klientów, polegających na organizacji licznych szkoleń i warsztatów. To sprawiło, że stanęliśmy przed koniecznością przeniesienia ich do online z dnia na dzień. Pierwsze e-eventy zrealizowaliśmy dosłownie 4 dni od zamrożenia. Od tego momentu nasz zespół eventowy zdobył bardzo dużo doświadczenia w prowadzeniu spotkań online, bo rok kończymy z przekroczoną liczbą 400 takich projektów.

Samo przestawienie się na organizację wydarzeń online nie było raczej dla zespołu najtrudniejsze, bo od zawsze wiadomo, że eventowcy to ludzie od "zadań specjalnych" - rzadko dwa eventy są takie same, więc potrzebna jest ciągła elastyczność i odkrywanie nowego. W tym przypadku były to kompetencje digitalowe, które z jednej strony są nam bliskie z uwagi na czasy, w jakich żyjemy (digital towarzyszy nam na co dzień), a z drugiej - na usługi w naszej Grupie, gdzie mamy również spółki digitalowe. Jednak największe wyzwanie, z jakim mierzą się eventy online, to dostarczanie doświadczeń. Tu prób na rynku było wiele, niektóre z nich naprawdę z przyzwoitą efektywnością. Na przykład wspomniane, wiosenne warsztaty jako pierwsze w wersji online stały się źródłem ciekawych i niespotykanych wrażeń dla uczestników, co poświadczyli w ankietach podsumowujących: docenili zaproponowaną formułę, podkreślili wygodę, sposób organizacji, możliwość interakcji i wartość merytoryczną spotkań, praca w grupach dostarczyła im radości tworzenia i budowała zaangażowanie, aż 97% ankietowanych oceniło doświadczenie warsztatów online jako wartościowe i deklarowało chęć polecenia ich swoim znajomym. Te satysfakcjonujące wyniki potwierdzają, że online experience jest możliwe i ma szanse zostać z nami na przyszłość.     

W aktualnych warunkach i po tym zaskakującym, co by nie mówić, roku chyba nikt nie jest w stanie realnie przewidzieć momentu, gdy powrót do spotkań w biznesie na szerszą skalę będzie możliwy i sensowny oraz w jakim stopniu szczepionka tę możliwość przybliży. To, co możemy zrobić, to przygotowywać się na tę sytuację w sposób agile'owy - decyzje będzie można podejmować na podstawie zmieniających się w czasie informacji. W tym szczególnie mocno przećwiczył nas miniony rok. Natomiast odnośnie konkretnego prognozowania na 2021 - na ten moment nasi klienci planują kolejne projekty w online, bo w obecnym czasie tylko takie planowanie ma sens. To, co ważne, to aby marki nie traciły kontaktu ze swoimi konsumentami i wykorzystywały do tego różne, dostępne narzędzia, adekwatne do sytuacji. Dziś jest to online i na pewno będzie to kierunek warty rozwijania, również w kontekście myślenia o eventach hybrydowych - dostępnych i dla osób obecnych fizycznie, i w sieci.

Dominik Górka, członek zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR, dyrektor kreatywny agencji Live Age

Chcę wierzyć, że hasztag roku 2020 to raczej #zmiana niż #katastrofa. Nawet jeśli dziś łatwiej nam patrzeć przez pryzmat ogromnych spadków obrotów, walki na skraju przetrwania czy ciągłego pomijania części agencji w programamch pomocowych, to niejedyna perspektywa.

W ciągu ostatnich dwóch lat regularnie i bez powodzenia próbowaliśmy w Live Age zachęcać klientów do poszerzenia projektów live o digital. 2020 przyniósł w tej sprawie kosmiczne przyspieszenie, a dobre agencje wykonały fantastyczną pracę, by w bardzo krótkim czasie stać się ekspertami w kreacji i produkcji nowych formatów live experience. Naprawdę możemy być z tego dumni. Te nowe kompetencje i nowe możliwości wspierania marki zostaną z nami już na stałe. Mam nadzieję, że pomoc sektorowa i rosnące zainteresowanie klientów digitalem pozwolą wszystkim najlepszym agencjom dotrwać do momentu, gdy będziemy mogli połączyć je z eventami onsite. Mamy dobrą strategię na 2021 rok, tym bardziej warto, by część z nas otrzymała potrzebną pomoc.

Rafał Krawczuk, managing partner, Plej

O ile procent zmalały przychody i zatrudnienie w firmie z powodu epidemii Covid-19?

Na przełomie listopada i grudnia 2020 Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Klub Agencji Eventowych SAR oraz Stowarzyszenie Branży Eventowej SBE zrealizowały wspólne badanie branży eventowej. Z danych wynika, że w branży eventowej przychody w 2020 roku spadły o prawie 80%, a zatrudnienie o około 50% w stosunku do roku ubiegłego. W dziale eventów agencji Plej mamy wyniki zbliżone do średniej branżowej. To co nam pomaga przetrwać ten trudny dla eventów czas, to bycie częścią zintegrowanej organizacji o szerokiej dywersyfikacji usług i budowanym od lat spektrum kompetencji 360. Dzięki temu nieprzerwanie aktywnie działamy, a nasi stali klienci strategiczni cały czas mają dedykowane zespoły. Projekty realizowane są w oparciu o najwyższe standardy obsługi, które możemy utrzymać, mimo redukcji zatrudnienia w dziale eventów, przede wszystkim dzięki skali naszej organizacji i kompetencjom jakie - jako cały Plej - oferujemy. W czasach przenoszenia znaczącej części działań event marketingowych do digitalu, w którym działamy z sukcesami od lat, możemy sprawnie odpowiadać na aktualne potrzeby klientów w obszarze spotkań i budowania relacji oraz dostosować się do bieżącej sytuacji.

Czy w Państwa firmie udało się wprowadzić nowe usługi i źródła przychodów?

Nasza organizacja bardzo szybko dostosowała swoje usługi do nowych potrzeb klientów, a zespół po raz kolejny udowodnił, że jest w stanie sprawnie dopasować się do nowej rzeczywistości. Zmalały przychody i zatrudnienie, ale cały czas prężnie działamy, m.in. w onlinie. Nie jest to dla nas nowa część działań, bo nasze projekty digitalowe m.in. realizowane dla Play, są od lat znane i doceniane w branży, ale rzeczywiście w ostatnich miesiącach z naszych kompetencji online skorzystało wielu klientów, także tych, którzy wcześniej budowali relacje przede wszystkim offline. Mamy dedykowane platformy do spotkań online, realizujemy regularnie projekty dla kilku tysięcy osób. Dbamy o bezpieczeństwo, zarówno to fizyczne - podczas produkcji, jak i bezpieczeństwo danych, co szczególnie istotne w cyfrowej rzeczywistości. Ten rok kończymy z 3 nowymi klientami na pokładzie Plej w zakresie obsługi event marketingowej.

 Jak znaczące dla firmy i całej branży było wsparcie ze strony państwa?

Tarcza PFR 1.0 była szybką i ważną pomocą, jednak wiele firm z naszej branży zostało w niej pominięte. Cały czas działamy w ramach Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń i aktywnie uczestniczymy w rozmowach z rządem. Niestety wciąż wsparcie dla branży eventowej jest niewystarczające ze względu na brak PKD 73.11.z w tarczy pomocowej, pod którym działa większość agencji eventowych. Dlatego wciąż priorytetem dla nas - jako branży - jest rozszerzenie pomocy w Tarczy 6.0 oraz PFR 2.0 o dodatkowe PKD (m.in. 73.11.z, 55.10, 79.12) i wszystkie nasze wysiłki aktualnie są nakierowane obecnie na ten cel.

Jakie są prognozy dla branży na przyszły rok? Czy w okresie letnim roku 2021 mogą wrócić duże eventy?

Aktualnie tradycyjne działania event marketingowe zamrożone są przez regulacje rządowe. Zakładamy, że ograniczenia zostaną zniesione i nasze działania offline’owe będą powoli wracały. Straty branży z tego roku, jak pokazują badania, są jednak ogromne, a pomoc nadal omija sporą część agencji eventowych. Dlatego najszybciej w nowej normalności odnajdą się, a być w ogóle przetrwają, naprawdę silne marki agencyjne, które będą w stanie bardzo sprawnie dostosować usługi do potrzeb klientów. Już teraz obserwujemy, że oczekiwania klientów wobec agencji dynamicznie się zmieniają w kierunku zapotrzebowania na jeszcze bardziej wyspecjalizowane usługi. Na pewno część działań przed pandemią tradycyjnie offline’owych, pozostanie już w onlinie i będzie się rozwijać w digitalu, ale nie wyobrażam sobie, żeby budowanie relacji na linii klient – partnerzy biznesowi czy budowanie więzi wewnątrz organizacji w formie spotkań bezpośrednich miało nie wrócić.

Cykl: Podsumowania 2020 roku i prognozy na 2021