„Badanie podkreśla jak rosnąca popularność w szczególności kolorowego druku, jest spowodowana możliwością efektywnej kosztowo produkcji dokumentów we własnym zakresie na drukarkach LED lub laserowych, bez ryzyka utraty profesjonalnej jakości, której zwykle oczekuje się od zewnętrznych firm poligraficznych. Ponadto okazuje się, że w wielu przypadkach kadra zarządzająca nie zdaje sobie sprawy ile tak naprawdę drukuje się w ich firmach lub jakie realne koszty generuje ten „zapomniany wydatek”.
„Coraz większa presja na przejęcie kontroli nad rosnącymi kosztami
w niepewnej sytuacji gospodarczej, powoduje, że firmy powinny natychmiast zweryfikować kwestię druku w celu czerpania korzyści ze znacznych oszczędności w krótkim czasie i przy minimalnym wpływie na ich dotychczasową działalność.”
Śledzenie zużycia
W dzisiejszych czasach jesteśmy zmuszeni poznawać i udostępniać ogromne ilości informacji. Wydruk dokumentów znacznie ułatwia ich przyswajanie. Powoduje to większą niż dotychczas ilość druku,
a także z użyciem koloru w miejscu gdzie wydruk mono sprawdziłby się równie dobrze.
Firmy muszą uświadomić sobie jakie znaczenie druk ma w ich przedsiębiorstwach i zacząć go kontrolować. Małe i średnie przedsiębiorstwa powinny rozważyć opcję zaimplementowania oprogramowania, które będzie w stanie zidentyfikować, śledzić
i zarządzać drukiem.
„Jak ustaliło IDC, pierwszym krokiem zmierzającym do kontroli kosztów, jest ustalenie ich źródła,” potwierdził Laidlaw.
„Poprzez instalację specjalistycznego oprogramowania, które działa
w sieci wewnątrz firmy, możemy monitorować i zarządzać ilością druku konkretnego działu lub pojedynczego pracownika. Na przykład: możemy precyzyjnie określić użytkownika, który drukuje w danym momencie, zobaczyć czy jest to wydruk kolorowy czy czarno-biały, jaka jest liczba stron i jakiego typu są to pliki. Wszystkie
te informacje zostają wysyłane bezpośrednio do administratora.”
Oprogramowanie wyposażone w takie informacje może ustawić konkretne zasady, które pomogą w kontroli wydruku oraz ograniczą bieżące koszty. Mogą one obejmować:
- Identyfikacje pojedynczego użytkownika lub całego oddziału w celu obciążenia odpowiednio użytkownika lub całego działu.
- Ustawienie standardu drukowania w mono, tak aby użytkownicy musieli zmienić ustawienia sterownika do druku w kolorze.
- Domyślne ustawienie drukowania dokumentów w dupleksie chyba, że ustawienia drukarki zostały zmienione w tryb jednostronny.
- Umożliwienie tylko niektórym pracownikom druk w kolorze, ustawienie limitu kolorowego wydruku tylko dla określonych dokumentów lub limitu liczby stron kolorowego wydruku dla każdego użytkownika.
- Ustawienie w standardzie opcji oszczędzania toneru. W ten sposób użytkownicy zmieniają ustawienia tylko w wypadku kiedy naprawdę potrzebują wyższej jakości wydruku.
Ograniczenie potrzeby korzystania z zewnętrznych firm drukujących
Koszt zewnętrznych usług druku powinien być zawarty w każdej analizie całkowitych kosztów operacyjnych firmy. Dostępność urządzeń drukujących, które oferują większe możliwości pozwalają małym i średnim przedsiębiorstwom na druk we własnym zakresie kiedy tylko tego potrzebują. Firmy nie muszą już drukować dużych ilości dokumentów w celu uzyskania wymaganego nakładu,
co doprowadzało do ryzyka marnotrawienia materiału i potrzeby dodatkowej powierzchni magazynowania.
Ponadto z czysto ekonomicznego punktu widzenia, bardziej opłacalny może okazać się zakup kolorowego urządzenia drukującego w formacie A3 niż A4, ponieważ umożliwi to firmie produkcję materiałów marketingowych o szerszym zakresie. Mogą być one również zmieniane i drukowane na nowo w razie potrzeby, co pozwala firmie być bardziej aktywną i szybciej reagować na zmieniające się potrzeby rynku i klienta.
„Nie jest to dla nas zaskoczeniem, że sprzedaż urządzeń drukujących w formacie A3 dla małych i średnich przedsiębiorstw wzrosła o 8%
w porównaniu do 2011 roku i nadal będzie rosła,” powiedział Laidlaw.
„Nie tylko małe przedsiębiorstwa korzystają z druku w formacie A3 do produkcji wysokiej jakości banerów, plakatów, szkieletu opakowań, ale są również w stanie wyprodukować dokumenty w większej skali takie jak arkusze kalkulacyjne i techniczne plany.
„ Raport IDC pokazuje wyraźnie, że pomimo ogromnego rozwoju specjalistycznych rozwiązań, które umożliwiają nam wgląd do szczegółowych informacji w formie elektronicznej, nadal istnieje ogromne zapotrzebowanie na przejrzyste dane zawarte na papierze. Sektor małych i średnich przedsiębiorstw, aby mógł w pełni umocnić swoją konkurencyjną pozycję na rynku w dobie kryzysu, musi uświadomić sobie korzyści płynące z najnowszych osiągnięć technologicznych. Takie możliwości oferuje właśnie firma Oki Europe, dostarczając efektywnych kosztowo rozwiązań, które nie wymagają konieczności kompromisu w zakresie jakości, a dodatkowo pozwalają efektywnie zarządzać i kontrolować całość firmowego wydruku.”
Cały dokument białej księgi jest dostępny do pobrania pod adresem www.okieurope.com/IDC-White-Paper
Polub nas na Facebooku: https://www.facebook.com/OKI.Polska
