Wszechobecna technologia w życiu prywatnym, korzystanie z telefonów, tabletów i aplikacji sprawiła, że pracownicy podobnej dynamiki działań i mobilności oczekują także w miejscu pracy. Analitycy Gartnera[1] mówią o tak zwanej cyfrowej zręczności, która polega na wykorzystywaniu nowych i istniejących technologii, by uzyskiwać lepsze wyniki biznesowe. Firmy, które chcą rozwijać swój biznes i jednocześnie budować wizerunek nowoczesnego pracodawcy, powinny wprowadzać intuicyjne i samoobsługowe narzędzia do swojego środowiska – nie tylko dla użytkowników profesjonalnych jak na przykład działy HR, ale przede wszystkim dla menadżerów i pracowników.
Tak, jak technologie dają nam poczucie komfortu w życiu codziennym, tak samo powinny one usprawniać działania również w miejscu pracy. Pracownik nie powinien czuć, że jego pracodawca nie nadąża za zmianami technologicznymi, z których on swobodnie korzysta poza firmą. Wykorzystanie możliwości urządzeń mobilnych w pracy to zmiana, której oczekują pracownicy. Odpowiedzią na te wyzwanie są narzędzia, dzięki którym można wygodnie, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, wykonywać szereg czynności związanych z ich funkcjonowaniem w firmie, uczestniczyć w realizacji procesów i w pewnym stopniu samodzielnie kształtować swoje środowisko pracy. To właśnie platformy samoobsługowe są niezbędne w obecnym dynamicznym i nowoczesnym środowisku pracy – podkreśla Ireneusz Hołowacz, Dyrektor Centrum Rozwoju Aplikacji w GAVDI Polska.
Proste, szybkie oraz przede wszystkim mobilne narzędzia i aplikacje nie są już miłym dodatkiem, a koniecznością. Firmom z pomocą przychodzą platformy samoobsługowe, które są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Aplikacje tego typu mogą funkcjonować także na urządzeniach mobilnych, takich jak tablety czy smartfony. W ten sposób działania związane z własnymi sprawami pracowniczymi są dostępne dla każdego, a funkcje związane z zarządzaniem zespołem określane jako samoobsługa menadżerska są wykonywane przez wszystkie osoby pełniące funkcje kierownicze.
Narzędzia samoobsługowe przynoszą wiele korzyści. Przede wszystkim zwiększają one zadowolenie pracowników dzięki transparentności i przewidywalności procesów oraz szybszemu dostępowi do danych. Dostarczają też menadżerom narzędzi ułatwiających podejmowanie decyzji i zarządzanie zespołem, a także eliminują papierowe dokumenty czy wielokrotne wprowadzanie oraz przetwarzanie tych samych danych, a co za tym idzie podnoszą ich jakość i aktualność.
Platformy samoobsługowe mogą wspierać także zarządzanie czasem pracy i tym samym zwiększać komfort i bezpieczeństwo w zakresie realizacji przepisów Prawa Pracy zarówno dla pracodawcy, jak i menadżerów. Osoba planująca harmonogram pracy zespołu otrzymuje komunikaty o ewentualnych nieprawidłowościach czy niezgodnościach z przepisami. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko nieprzestrzegania przepisów i zdejmuje się odpowiedzialność z menadżerów, którzy planują czas pracy pracowników. To ogromne ułatwienie – dodaje Ireneusz Hołowacz.
Rozwiązanie do zarządzania czasem pracy z poziomu przeglądarki i urządzeń mobilnych to zestaw aplikacji samoobsługowych umożliwiających kompleksowe administrowanie danymi czasu pracy, zarówno w zakresie jego planowania, ewidencji i rozliczania w zgodności z przepisami i wewnętrznymi regulacjami danej firmy. Dodatkowo pracownicy mogą samodzielnie przeglądać zaplanowany grafik, czy na koniec okresu zweryfikować swoją kartę czasu pracy.
Przy zarządzaniu czasem pracy przetwarza się bardzo duże ilości danych. Szczególnie kiedy aplikacja wykorzystuje dane z czytników czasu pracy, na których pracownicy rejestrują swoje wejścia i wyjścia. Kalkulacje odbywają się wtedy w systemie automatycznie, co powoduje minimalizację ryzyka błędu. Co więcej, menadżer może też sprawdzić, czy wszyscy pracownicy są obecni na zmianie, co ma szczególne znaczenie w dużych zakładach. Dane z oceny czasu pracy na bieżąco przepływają do części płacowej systemu, co znacznie ułatwia sprawną kalkulację wynagrodzeń, ponieważ eliminowane jest spiętrzenie napływu danych w okolicach daty rozliczenia.
Korzystanie z tego typu rozwiązań jest odpowiedzią na potrzeby pracowników i menadżerów, ponieważ pozwala na usprawnienie codziennej pracy, znaczne skrócenie drogi realizacji procesów kadrowo-płacowych oraz minimalizację nakładów pracy z tym związanych.
