Digitalizacja papierowych dokumentów jest już nie tylko nowym trendem w branży biznesowej ale powszechną praktyką, dzięki której przedsiębiorcy oszczędzają cenny czas i pieniądze. Wraz z popularyzacją elektronizacji coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnego papieru i decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów.
Choć e-faktury kosztowe już na dobre zadomowiły się w świecie biznesu, pozostałe typy dokumentów wciąż w świadomości przedsiębiorców są wyłącznie papierowe. Tymczasem elektronizować można w tej chwili niemal wszystko, od faktur po kompleksową dokumentację pracowniczą.
Akta pracownicze to zmora większości działów kadrowych. Nie ma się co dziwić, wszak szybkie znalezienie potrzebnych danych wymaga przekopania się przez papierologiczną dżunglę. To samo dotyczy wszelkich umów, pism i decyzji - niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto na zawołanie i bez problemu odszukał w tradycyjnym archiwum konkretny świstek papieru. Elektronizacja tego rodzaju dokumentów jest już możliwa, a korzystanie z dóbr technologii może pomóc przedsiębiorstwom w uporządkowaniu organizacyjnego chaosu.
Elektronizuj i oszczędzaj czas
Nie da się ukryć tego, że prowadzenie firmy to nierzadko wyścig z czasem. Gonitwa, której skutkiem są często zaniedbania związane z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją. Raz pilnie potrzebna jest konkretna faktura dla kontrahenta, innym razem pracownik wnioskuje o wgląd do swoich akt i uzyskanie jakiegoś zaświadczenia. Mając na uwadze fakt, że każda taka sytuacja wymaga zanurkowania w papierowym oceanie, trudno połączyć efektywność pracy z korzystaniem z przestarzałych form archiwizowania dokumentów.
A jak to wygląda w przypadku rozwiązań elektronicznych? Przede wszystkim szybko i bezstresowo. Wystarczy cyfrowo odwzorować jakikolwiek dokument (np. za pomocą skanu i podpisu elektronicznego) i dodać go do e-archiwum, a potem błyskawicznie wyszukać posługująć się słowami kluczowymi lub tagami. Automatycznie tworzone backupy zabezpieczą każdy plik przed awarią, co więcej, swobodny dostęp do każdego dokumentu to dla uprawnionej osoby zaledwie jeden klik myszką.
- Elektroniczne rozwiązania są wybierane przez przedsiębiorców ze względu na to, że wpływają na wzrost wydajności pracy. Po oswojeniu procesu digitalizowania faktur przyszedł czas na elektronizację kolejnych typów dokumentów i wszechstronne oprogramowania. Firma może wprowadzać do takiego systemu dowolny rodzaj dokumentu co powoduje, że staje się on kompleksowym rozwiązaniem do digitalizacji, archiwizowania i wyszukiwania dokumentów firmowych - tłumaczy Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Nie taka technologia straszna
Cyfrowa transformacja zyskuje coraz więcej zwolenników. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali wyłącznie z cyfrowych faktur kosztowych, odważniej patrzą w stronę elektronizacji innych typów dokumentów. Nic dziwnego, wszak już same e-faktury pokazały, że digitalizacja jednego dokumentu przynosi firmie ogromne oszczędności czasu i pieniędzy.
Rozszerzenie tego procesu na akta pracownicze, wszelkie pisma i umowy, jest dla przedsiębiorcy po prostu wygodne i ekonomicznie opłacalne.
- Funkcję e-teczek mamy w systemie dopiero od stycznia ale już po tych 5 miesiącach wyraźnie widać wzrostową tendencję i zainteresowanie tego typu rozwiązaniem. Przyrost dokumentów z pierwszego półrocza 2019 w porównaniu z pierwszym półroczem 2018 roku to prawie 60% więcej dokumentów kadrowych! To tylko pokazuje skalę problemu, jakim jest w Polsce nieefektywna, droga i mało ekologiczna papierologia - podsumowuje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Kompleksowa elektronizacja dokumentów firmowych to panaceum na przestarzałe procedury tradycyjnego zarządzania dokumentami. Czy tego rodzaju rozwiązania już wkrótce staną się chlebem powszednim na rynku? Czas pokaże. Jedno jest pewne: biznes zaczął dostrzegać potencjał w technologiach, które pozwalają mu zaoszczędzony na administracji czas wykorzystać na kluczowe sprawy dla rozwoju interesów.
