Grupa LOTOS S.A., jeden z najnowocześniejszych koncernów naftowych w Europie, zdecydowała się na elektroniczną obsługę teczek osobowych pracowników. W tym celu wykorzystano rozwiązanie Gavdi eTeczka. Prace wdrożeniowe objęły także narzędzie Gavdi Document Generator, usprawniające generowanie dokumentów kadrowo-płacowych, oraz dedykowaną Grupie LOTOS aplikację umożliwiającą bieżące skanowanie dokumentów oraz ich opisywanie. Projekt realizowany przez Gavdi Polska zakończył się w grudniu 2020 r. i objął 5500 pracowników.
Elektroniczna obsługa teczek pracowniczych
Z uwagi na rozbudowaną strukturę, Grupa LOTOS S.A. postanowiła zoptymalizować procesy kadrowe w zakresie obsługi teczek pracowniczych wdrażając rozwiązanie Gavdi eTeczka, które rozszerzyło funkcjonalność wykorzystywanego systemu SAP HCM. Pozwoliło to firmie na przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów znajdujących się w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM. W efekcie specjaliści z działu HR mogą w łatwy i szybki sposób wyszukać potrzebne dokumenty, czy też zweryfikować ich kompletność, co znacząco ułatwia im codzienną pracę administracyjną. Gavdi eTeczka umożliwiła również zdefiniowanie, które typy dokumentów mają zostać przyporządkowane do poszczególnych sekcji teczki osobowej pracownika zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
Rozwiązanie zostało dopasowane do indywidualnych potrzeb Grupy LOTOS poprzez utworzenie zdefiniowanych sekcji dokumentów, które wspierają zachowanie porządku w aktach i teczkach pracowniczych. Gavdi eTeczka zostanie też zintegrowana z Portalem HR, wykorzystywanym przez Grupę LOTOS, który jest źródłem dokumentów pracowniczych w postaci cyfrowej. eTeczka przechowuje także dane dotyczące ewidencji czasu pracy wymagane rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z 2019r.
– Złożoność struktury naszej firmy sprawiła, że obsługa teczek pracowniczych w dotychczasowej, papierowej formie przestała być efektywna. Dzięki wdrożeniu Gavdi eTeczka zyskaliśmy narzędzie, które zapewnia nam kompleksowe wsparcie w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz gwarancję zgodności oprogramowania z obowiązującymi wymogami prawnymi – mówi Beata Machnio-Klecha, Kierownik Działu Spraw Pracowniczych, Grupa LOTOS S.A. – Z kolei integracja autorskiego rozwiązania Gavdi z naszym Portalem HR pozwala zarówno na bieżący dostęp do aktualnych, jak i archiwalnych dokumentów, takich jak różnego rodzaju wnioski czy oświadczenia. Szczególnie istotna jest dla nas funkcjonalność pozwalająca na elektroniczny podpis importowanych dokumentów. Wdrożenie pozwoliło nam też na znaczące usprawnienie procesów związanych z obsługą teczek pracowników – dodaje.
W ramach prac wdrożeniowych Gavdi Polska wspólnie z podwykonawcą – firmą ablo-net– i z wykorzystaniem oprogramowania ScanFlow przygotowały rozwiązanie pozwalające na bieżące skanowanie dokumentów oraz ich opisywanie. Cyfryzacją zostały objęte także dokumenty znajdujące się w archiwum Grupy LOTOS. W efekcie firma zyskała kompletne rozwiązanie w zakresie importowania wszystkich dokumentów aktywnych pracowników.
Kompleksowa obsługa dokumentacji pracowniczej
Wdrożenie w koncernie objęło również implementację narzędzia Gavdi Document Generator, usprawniającego generowanie dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie danych z systemu SAP oraz przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office. Zapewnia ono m.in. najwyższą jakość i standaryzację dokumentacji kadrowej, zgodność z RODO oraz samodzielność w zarządzaniu szablonami. Dzięki integracji z Gavdi eTeczka, narzędzie pozwala zautomatyzować proces importu wcześniej przygotowanych dokumentów pracowniczych.
– Z uwagi na pandemię projekt został zrealizowany całkowicie zdalnie. Jednak duże zaangażowanie po stronie Grupy LOTOS oraz naszych konsultantów pozwoliło na sprawne przeprowadzenie prac wdrożeniowych i udostępnienie kompleksowego rozwiązania, które spełnia wszystkie potrzeby firmy w zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej – mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Co warto podkreślić, wdrożone rozwiązania – Gavdi eTeczka i Gavdi Document Generator – są ze sobą zintegrowane, w efekcie czego Grupa LOTOS nie musi martwić się o bieżący przepływ danych i dokumentów – dodaje.
Wdrożenie Gavdi eTeczka to kolejny krok Grupy LOTOS w kierunku cyfryzacji procesów HR. Koncern wcześniej zaimplementował narzędzie Gavdi PPK wspierające obsługę procesów związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.
Grupa LOTOS S.A. to polska grupa kapitałowa i jeden z najnowocześniejszych koncernów naftowych w Europie. Firma wydobywa gaz ziemny i ropę naftową w Polsce, Norwegii i na Litwie, a jej działalność ma strategiczne znaczenie dla krajowego i europejskiego bezpieczeństwa w sektorze energii oraz polskiej gospodarki. Koncern posiada sieć ponad 510 stacji paliw, jest drugim co do wielkości spedytorem kolejowym w Polsce, a także czołowym producentem asfaltów drogowych, olejów silnikowych oraz smarów do pojazdów.
