Sezon urlopowy trwa właśnie w najlepsze, a co więcej, wiele organizacji wciąż pracuje w trybie zdalnym. Jest to zresztą trend, który być może zostanie z nami na dłużej. Jak wynika z raportu „Exploring post-COVID-19 Workplace”[1] 82% respondentów przyznało, że chciałoby pracować przynajmniej raz w tygodniu z domu również po zakończeniu pandemii. Zachowanie odpowiedniego work-life balance dla wielu pracowników zdalnych jest wyzwaniem, warto więc podjąć wszelkie działania, które pozwalają oszczędzać czas i optymalizować procesy w firmie, szczególnie gdy część zespołu jest na wakacjach.
Odpowiednie zarządzanie urlopami nie dotyczy wyłącznie okresu wakacyjnego czy świątecznego. Ten proces zaczyna się znacznie wcześniej. Wiele firm decyduje się przygotowanie planu urlopów na początku roku, żeby zapewnić ciągłość działania przedsiębiorstwa. Harmonogramy te jednak mogą ulegać zmianom i często wymagają aktualizacji. Pod uwagę trzeba wziąć specyficzne potrzeby pracowników, które mogą powodować nakładanie się na siebie dat nieobecności i brak równowagi w rozłożeniu obciążenia pracą. Tymczasem przy dobrze ułożonych procesach zarządzania urlopem i komunikacji w zespole, wielu problemów da się uniknąć.
Usprawnienie współpracy z działem HR
Harmonogramy urlopowe, zastępstwa, proces składania wniosków, ich akceptacji oraz odpowiednia dokumentacja – to dla każdej organizacji konieczność i obowiązek. Warto jednak usprawniać te procesy i dążyć do ich optymalizacji. Jak to osiągnąć w trybie zdalnym? Dostęp za pomocą przeglądarki lub aplikacji mobilnej do portalu pracowniczego umożliwia indywidualne zarządzanie wieloma zadaniami, które tradycyjnie należały do działu HR. Jest to możliwe z dowolnej lokalizacji i w czasie rzeczywistym. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich rozwiązań technologicznych, zmniejsza się liczba procesów między pracownikiem a działem kadr. Co więcej, te narzędzia oszczędzają czas obu stronom, co umożliwia skupienie się na bardziej strategicznych obowiązkach. Również samo składanie wniosków urlopowych online i zautomatyzowany proces ich akceptacji, jest znacznie szybszy i nie wymaga drukowania dokumentów. Dzięki aplikacji samoobsługowej pracownicy mają prosty wgląd w swoja kartotekę osobową i mogą sami zarządzać wieloma sprawami w zakresie HR.
Efektywne przekazywanie projektów
Tam, gdzie jest to możliwe, warto, żeby osoby pracujące na poszczególnych projektach, miały swoje „zastępstwo”. Nawet jeśli inny pracownik nie jest nie jest na bieżąco zaangażowany w pracę, łatwiej przejmie projekt na czas urlopu, jeśli zna status zadań, zakres pracy czy dany obszar lub klienta. Nadal jednak bardzo istotne jest odpowiednie przekazanie wszelkich potrzebnych informacji i dokumentów przed udaniem się na urlop. W obliczu pracy zdalnej może się to okazać jeszcze większym wyzwaniem. „Efektywna współpraca nad projektem w dużej mierze zależy od odpowiedniej komunikacji i przepływu informacji w zespole. Łatwy dostęp do dokumentów i informacji o poszczególnych zadaniach czy procesach jest dużym ułatwieniem dla pracowników także w sezonie urlopowym.” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland. I dodaje: „Nowoczesne systemy ERP oferują możliwość bezpiecznej komunikacji między pracownikami i przechowywanie nie tylko dokumentów, ale także notatek czy nieformalnych informacji. Ułatwia to komunikację między pracownikami w codziennej pracy, a także zarządzanie projektem, gdy część z nich jest na urlopie. Wszystkie potrzebne materiały znajdują się w jednym miejscu, są odpowiednio podpięte pod konkretny projekt – nie ma więc ryzyka, że zabraknie ważnego źródła informacji czy potrzebnych narzędzi do pracy.
Optymalizacja czasu pracy
W wielu organizacjach urlop części zespołu oznacza bardziej wytężoną pracę pozostałych pracowników, którzy muszą przejąć obowiązki swoich kolegów. Szczególnie wtedy ważny jest odpowiedni i efektywny podział zadań. Kontrola obciążenia poszczególnych zespołów nie zawsze jest oczywista – niektóre procesy i projekty zajmują znacznie więcej czasu niż wynikało to z założeń. Aby optymalnie wykorzystywać zasoby, warto rozważyć rejestrowanie czasu pracy. Systemy ERP wspierające zarządzanie projektami, umożliwiają rejestrowanie godzin spędzanych nad konkretnymi zadaniami. Dzięki temu łatwiej kontrolować efektywność projektów, a także, w oparciu o dane, zarządzać podziałem pracy i optymalizować zaangażowanie poszczególnych członków zespołu. Zmniejsza się tym samym ryzyko nadmiernego obciążenia niektórych pracowników.
