Pojawienie się w Europie koronawirusa powodującego COVID-19 doprowadziło do wielu zmian w przestrzeni publicznej. Zamknięto uczelnie, szkoły, przedszkola, a coraz więcej firm przechodzi na tzw. home office. Wszystkie te działania mają na celu zminimalizowanie rozprzestrzeniania się wirusa. Działy HR i menedżerowie muszą stawić czoła nowemu wyzwaniu – jak wspierać zespół w sytuacji, w której wszyscy odczuwają stres i przemęczenie potęgowane przez chaos informacyjny?
Epidemia COVID-19, a także związany z nią zakaz wychodzenia z domów spowodowały, że znaczna część pracowników wykonuje swoje codzienne obowiązki zdalnie. Pracodawcy praktycznie z dnia na dzień stanęli przed koniecznością zorganizowania swoim zespołom pracy w systemie home office, a także skoordynowania ich działań tak, aby zapewnić organizacji ciągłość funkcjonowania, szybkość reagowania na zmieniającą się sytuację a jednocześnie utrzymać poziom zaangażowania zespołów. Pracownicy z kolei znaleźli się w nowej sytuacji zawodowej, w której mogą czuć się niepewnie. Dodatkowo ich strach mogą potęgować doniesienia o rozwoju epidemii. Co można zatem zrobić, aby wyjść z tej sytuacji obronną ręką?
Jak motywować zespół podczas pracy zdalnej?
Tak zwany home office dotychczas był benefitem dla pracownika oferowanym przez organizacje. To pracownik decydował, kiedy i gdzie chce skorzystać z tego benefitu, i czy poświęca ten czas na realizację zadań codziennych, pracę koncepcyjną, czy też wykorzysta go na jednoczesną opiekę np. nad chorym dzieckiem. Dzisiaj mówimy o sytuacji, kiedy to praca zdalna staje się codziennym środowiskiem pracy, ale często obarczonym dodatkowymi elementami, które nie były zakładane w żadnych planach ciągłości działań organizacji, takich jak izolacja, w której funkcjonujemy już od prawie 3 tygodni, niedziałające szkoły i przedszkola oraz nieprzewidywalność tego, co jeszcze może się wydarzyć i na jak długo.
To wszystko może być przyczyną dezorientacji pracowników, odbić się negatywnie na ich motywacji oraz spowodować ich zniechęcenie. Kluczowa w tym trudnym czasie jest rola managerów wspieranych przez działy HR, myślenie o pracownikach wielowymiarowo. Warto zwracać uwagę pracowników na aspekty takie jak: priorytetyzacja zadań, odpowiednia organizacja pracy w domu, tworzenie planu dnia/pracy, umiejętność zakończenia dnia pracy i przejścia w „tryb dom”, spotkania nieformalne kilkuminutowe na „wirtualną kawę”. Ale najważniejsze będą empatia, wyrozumiałość i uważność menedżerska na swoich pracowników.
– Technologia jest naszym sprzymierzeńcem. Dzięki aplikacjom i programom: Teams, Google Hangouts, Skype, Asana czy Trello, możemy sprawnie zorganizować pracę zdalną nawet dużego, rozproszonego zespołu. Kluczowy jest podział zadań w zespołach, regularnie organizowane wirtualne spotkania, podczas których zostaną omówione kolejne kroki, ale również zachowanie balansu między spotkaniami, a merytoryczną pracą. Każda firma ma swoje specyficzne potrzeby, dlatego też warto szukać różnych rozwiązań i je testować, by znaleźć te najbardziej efektywne – radzi Katarzyna Turska, Dyrektor ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Sodexo Benefits and Rewards Services Polska.
Wsparcie także psychologiczne
O pracowników warto zadbać nie tylko pod względem ich bezpieczeństwa, higieny czy dbałości o komfort pracy w domu. Kolejnym aspektem jest również dbanie o ich psychikę. Warto zadbać o to, aby wiedzieli, jak radzić sobie z lękiem, potrzebą kontroli i myślami, które wpływają na nasze emocje. Warto na to zwrócić uwagę także dlatego, że zestresowany i przemęczony pracownik nie może wykonywać swoich obowiązków efektywnie. Ważne jest uzmysłowienie pracownikom, że wszyscy znajdują się w niecodziennej sytuacji, która może wywoływać wiele różnych emocji – lęk, smutek, złość czy też kumulację ich wszystkich. Emocje te są jak najbardziej uzasadnione i stanowią naturalną reakcję na sytuację zagrożenia. Mimo wszystko ich zbyt duże nasilenie może istotnie przeszkadzać w funkcjonowaniu. Co zrobić w takiej sytuacji?
– Niestandardowe warunki wymagają niestandardowych rozwiązań. Nie można zapominać, że pracujemy w domach, w których są inni domownicy. Opiekujemy się dziećmi, zajmujemy się domem, a jednocześnie pracujemy. Czasem jest też wręcz odwrotnie – jesteśmy kompletnie sami, nie mając z kim dzielić swoich emocji. Praca na pełen etat w tak zmienionych i trudnych warunkach oraz ogólna niepewność mogą spowodować, że pracownik odczuje silny stres i przemęczenie. W mojej opinii to właśnie psychika będzie odgrywała kluczową rolę i pozwalała budować zaangażowanie, wzajemne zaufanie i wydajność pracy. Dlatego w Sodexo stworzyliśmy naszym pracownikom możliwość skorzystania z indywidualnych konsultacji z psychologiem – powiedziała Katarzyna Turska z Sodexo Benefits and Rewards Services.
Jak zadbać o tych, którzy nie mogą pracować zdalnie?
Warto także pamiętać o tych pracownikach, którzy ze względu na charakter wykonywanej pracy nie mogą pracować zdalnie. Kurierzy, sprzedawcy, aptekarze, a także pracownicy fabryk codziennie muszą stawiać się w miejscu pracy, aby wykonywać powierzone im zadania. W związku z tym Ministerstwo Rozwoju przygotowało dla przedsiębiorców rekomendacje działań, w tym zachowania bezpiecznej odległości od rozmówcy oraz promowania zasad higieny i wiedzy z zakresu BHP. Ministerstwo ponadto apeluje, aby przedsiębiorcy zachęcali do dokonywania płatności bezgotówkowych, ponieważ na banknotach mogą być przenoszone wirusy. To ważne zalecenie szczególnie dla pracowników sklepów, a także kurierów i wszystkich tych, którzy w tym trudnym czasie mają kontakt z klientami.
Podstawą do utrzymania zdrowej relacji na linii pracodawca-pracownik jest wzajemne zrozumienie oraz współpraca. Bez względu na to, czy zespół pracuje zdalnie, czy musi stawiać się w miejscu pracy, udzielenie mu wsparcia jest bardzo ważnym zadaniem menedżera. Nie można jednak zapominać, że ta sytuacja jest uciążliwa także dla właścicieli firm i członków zarządu. Aby czas kwarantanny zakończył się pomyślnie dla firmy, obie strony muszą wykazać się dobrą wolą.
