Office manager to cichy bohater każdego biura, który mierzy się z ogromem obowiązków i problemów organizacyjnych, umożliwiając tym samym sprawne funkcjonowanie wszystkim pracownikom. Poczynając od zapewnienia materiałów biurowych czy zarządzania systemem rezerwacji sal konferencyjnych po wprowadzenie nowego pracownika – to codziennie zadania, z jakimi mierzy się kierownik biura. Jak się w tym nie pogubić? Jakie nowoczesne rozwiązania mogą pomóc w jego codziennej pracy?
Nawet niewielkie biuro do sprawnego funkcjonowania potrzebuje osoby, która będzie nim zarządzać. Taką funkcję spełnia office manager – dzięki niemu pracownicy mogą wykonywać swoje zadania bez przeszkód. – Office manager to osoba od zadań specjalnych – żartuje Robert Strzelecki, wiceprezes innowacyjnej firmy TenderHut – jest ona odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie całego biura, jego stan i narzędzia pracy. Aby usprawnić pracę na tym stanowisku opracowaliśmy mobilną aplikację Zonifero, która jest odpowiedzią na realne potrzeby kierownika biura – mówi Robert Strzelecki.
Małe i duże wyzwania
Dobry manager ma rozwiązanie problemu zanim ten się zmaterializuje. Osoba pełniąca tę funkcję sprawdza się przy codziennych trudnościach, które zdarzają się w przedsiębiorstwie. Brak wody, zepsuta drukarka, czy awaria w toalecie – to tylko część zadań, których niewykonanie dezorganizowałyby pracę biura. – Przykładem może być sytuacja, kiedy awarii ulega drukarka sieciowa, z której korzysta całe piętro w biurowcu. Zamiast ściągać office managera, opisywać mu sytuację i tłumaczyć problem, pracownik po prostu zrobił zdjęcie komunikatu z drukarki i przesłał je za pomocą Zonifero. Odbiorca komunikatu od razu wie, o którą drukarkę chodzi i gdzie ona stoi. To żywy przykład na to, jak aplikacja ułatwiła pracę office managerowi, a więc i całej firmie – tłumaczy Robert Strzelecki. – Kolejnym przykładem zadania, z jakim mierzy się każdy kierownik biura jest wprowadzenie nowego pracownika. Trzeba dla niego znaleźć miejsce w przestrzeni biurowej, wyposażyć go we wszelkie narzędzia pracy, a potem zapoznać go z zasadami funkcjonowania w firmie. Tu także sprawdza się Zonifero – informacja o nowej osobie w zespole przesyłana jest za pomocą aplikacji. Już po kilku sekundach wszyscy w firmie wiedzą, że pojawił się nowy pracownik, widzą też dokładnie, w którym pokoju i przy którym biurku pracuje. A sam pracownik pobiera sobie aplikację na telefon i już wie, gdzie znajdzie najważniejsze punkty w biurze, sam dotrze do kuchni, łazienki i gabinetu szefa. A wchodząc do nowego pokoju po spojrzeniu w aplikację będzie wiedział, jak mają na imię koledzy siedzący przy biurkach – dodaje Robert Strzelecki, którego firma w ostatnich latach rozrosła się niemal trzykrotnie.
Jeszcze więcej pracy office manager ma przy zmianach w strukturze firmy, np. przy rozszerzeniu działów. Spoczywa wtedy na nim niemała odpowiedzialność, bo to cała operacja logistyczna, którą trzeba zaplanować i przeprowadzić, i to tak, aby praca w firmie nie została zaburzona. – Office manager to biurowy logistyk całej firmy i właśnie ze względu na znaczącą rolę, jaką odgrywa w przedsiębiorstwie warto wspomagać jego pracę na wszelkie sposoby – mówi Paweł Gossa, prezes firmy INVESTCOVER, która zajmuje się zarządzaniem projektami budowlanymi oraz nadzorem inwestycji związanych m.in. z budową i modernizacją przestrzeni biurowych. – Organizacja powierzchni firmy ma tu ogromne znaczenie i powinna wspierać pracę managera biura. W ostatnich latach mamy do czynienia ze szczególnie intensywnym rozwojem rynku mobilnych rozwiązań, które pozwalają na szybkie przearanżowanie wnętrz i sprawne zarządzanie biurem. Wśród nich wymienić można chociażby nowoczesne systemy ścian przesuwnych umożliwiających zrobienie z jednego dużego pomieszczenia dwóch mniejszych, w których mogą odbyć się kameralne spotkania. Dla office managerów to duże ułatwienie, bo oszczędza problemów organizacyjnych, a przy okazji generuje oszczędności – dodaje Paweł Gossa.
Szukanie pracowników, rezerwacje sal, zgłaszanie usterek
Jak zapanować nad przedsiębiorstwem, kiedy obowiązki i sprawy do załatwienia mnożą się każdego dnia? Pomoc może przyjść właśnie w postaci aplikacji na smartfonie. Robert Strzelecki jest twórcą Zonifero – aplikacji mobilnej, która już niedługo może stać się prawą ręką każdego office managera. – Dzięki Zonifero zgłaszanie usterek, czy jakichkolwiek innych problemów biurowych stanie się dziecinnie proste i nie trzeba będzie wędrować osobiście do osoby odpowiedzialnej za funkcjonowanie firmy – mówi Robert Strzelecki, wiceprezes TenderHut. Zonifero może spełniać wiele funkcji poprawiających organizację firmy - łącząc w sobie kilka systemów jest biurowym organizerem. Wystarczy jeden rzut oka na telefon by wiedzieć, czy potrzebna nam osoba jest dziś w biurze, jaka sala jest wolna i czy można zorganizować w niej spotkanie. Moduł do rezerwacji sal konferencyjnych zintegrowany z wyświetlaczami przed salami usprawnia pracę nie tyko office managerowi, ale również pozostałym pracownikom.
Współpraca z serwisem sprzątającym
Zonifero posiada specjalny moduł, dzięki któremu zdigitalizowana zostaje również kontrola nad usługami sprzątania biura. – Zonifero w znaczący sposób ułatwia komunikację pomiędzy office managerem a naszymi pracownikami oraz kierownikiem nadzorującym świadczenie usług sprzątania. W aplikacji sprzątający pracownicy mają wyznaczone obszary oraz zakresy prac, które odznaczają jako wykonane po skończonej pracy. Dzięki temu wiemy, który pracownik, o której godzinie rozpoczął i zakończył swoje zadania. Nasz pracownik raportuje office managerowi w postaci załączonego zdjęcia zdarzenia, które wymagają uwagi lub wykraczają poza zakres świadczonych usług lub są oddzielnie rozliczane. Office manager ze swojej strony może poinformować kierownika odpowiedzialnego za obiekt o zaistniałych wypadkach, jak brak prądu, wody, wyjątkowa zmiana w godzinach świadczenia usługi lub wskazać obszary, które w wyniku awarii lub nieprzewidzianych sytuacji wymagają dodatkowej uwagi – tłumaczy Paweł Wiśniewski, członek zarządu firmy WAPA SYSTEM z branży Facility Management, specjalizującej się w zakresie szeroko pojętego utrzymania czystości.
Nowe technologie to na pewno duże wsparcie dla codziennej pracy organizacji. Nowoczesne biuro, które można przearanżować, a wraz za zmianą przekazać błyskawicznie informacje na ten temat przy pomocy aplikacji to ułatwienie, które niedługo będzie standardem w każdym biurze. Rozwiązania z zakresu Digital Office Management to przyszłość zarządzania organizacją biurowego życia.
W skład grupy kapitałowej TenderHut wchodzą 4 kooperujące ze sobą spółki zależne. SoftwareHut specjalizuje się w projektowaniu, dostosowywaniu i rozwijaniu systemów informatycznych (portale www, aplikacje mobilne, systemy dedykowane i wiele innych) oraz oferuje usługi szeroko rozumianego outsourcingu IT. Solution4Labs świadczy usługi implementacji oraz dostosowywania systemów klasy LIMS do indywidualnych potrzeb laboratoriów. LegalHut świadczy usługi doradztwa prawnego i merytorycznego w zakresie zamówień publicznych oraz postępowań przetargowych w obszarze usług i produktów IT. ProtectHut skupia się na zagadnieniach z zakresu cybersecurity wspierając klientów we wdrażaniu europejskich dyrektyw dotyczących bezpieczeństwa w cyberprzestrzeni.
